Product 7.3 Organisatie
Toelichting op product
De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners: voor burger- en/of overheidsparticipatie, in onze dienstverlening en bij juridische procedures. Dat doen we zowel in persoonlijk contact (offline) als via digitale kanalen (online). De gemeente Zaanstad wil de Zaanse samenleving samen met inwoners, ondernemers en partners vormgeven. Dat vraagt om een organisatie die zijn ogen en oren open heeft voor de buitenwereld en daarmee aan de slag gaat in haar beleid en uitvoering. De zes opgaven zijn leidend in ons werk. We zijn gestart met het traject Organisatieontwikkeling om onze organisatie te richten op de opgaven. Onze missie voor de stad is Zaanstad mooier en sterker maken door te werken aan een welvarende, veilige en duurzame stad waarin Zaankanters prettig en gezond wonen, werken en recreëren. Wij streven ernaar een goed werkgever te zijn. Wij willen een vitale en inclusieve organisatie zijn; een organisatie die anticipeert en inspeelt op wat zich voordoet; een organisatie waarin medewerkers hun talenten optimaal inzetten en het verschil maken door professioneel en authentiek te zijn. Een organisatie waar medewerkers zich welkom en thuis voelen en zich voor langere tijd willen verbinden aan de organisatie. |
|---|
Terugblik op speerpunten 2024
Binden en boeien van medewerkers
In 2024 is het traject Jonge ambtenaar met Invloed gestart, waarbij twaalf collega's onder de 37 jaar werkten aan hun persoonlijke ontwikkeling om de tevredenheid over de organisatie te vergroten en het verloop te verminderen. De Gesprekskaart is verbeterd op basis van terugkoppeling om de gesprekscyclus te optimaliseren, en er zijn gesprekken gevoerd om verdere verbeteringen te onderzoeken. Daarnaast is het project loopbaan en mobiliteit gestart om interne doorstroom te bevorderen en talenten van medewerkers optimaal te benutten, met verdere uitwerking gepland voor 2025.
Opleiding en ontwikkeling
In 2024 zijn de doelen voor het leiderschapsontwikkelprogramma geformuleerd. De aanbesteding voor dit programma zal in 2025 plaatsvinden. De Zaanse School is omgedoopt tot "Zaanstad Academie", wat ons nieuwe LMS (leer managementsysteem), dat in 2024 live is gegaan en het vinden en inschrijven voor interne trainingen eenvoudiger en overzichtelijker heeft gemaakt. De Summerschool van 2024 had als thema "Leren van het verleden, het heden en de toekomst" en bood een divers aanbod van trainingen door en voor eigen medewerkers, aangevuld met sessies van externen.
Diversiteit en inclusie
Ongeveer 12 leidinggevenden en recruitment zijn gestart met competentiegericht werven en gestructureerd interviewen. Zaanstad doet mee met een VNG pilot en heeft subsidie ontvangen om dit te ontwikkelen en de ervaringen met andere gemeenten te delen. Hiermee verlagen we de drempel voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook zijn de randvoorwaarden in kaart gebracht voor het werven van meer mensen met een lichamelijke of andere beperking.
Alle nieuwe medewerkers en diverse afdelingen (op maat) hebben afgelopen jaar de training #Zaanstadinclusief gevolgd, waarin bejegening, sociale veiligheid, en inclusief gedrag en leiderschap centraal staan. En er hebben diverse themabijeenkomsten/kennisdeling plaats gevonden onder andere over neurodiversiteit, leven en werken met een ziekte of beperking, maatschappelijke onrust, discriminatie, diversiteit op het werk, generatieverschillen en vrouwen in de overgang.
Zaans werken
Het projectteam Zaans werken heeft in 2024 het experiment “Opgavegerichte werkhuizen” afgerond en is aan de slag met de verbeterpunten. In het jaar 2024 is het beleid Zaans werken uitgerold. Voor de mogelijkheid voor medewerkers om in het buitenland te werken is een proefjaar ingegaan. Dit wordt in 2025 geëvalueerd. Daarnaast is de projectgroep bezig geweest met het voorbereiden voor de herinrichting van het stadhuis, zowel in gedrag als de fysieke werkomgeving.
Verhuur stadhuis
Tijdens corona en de periode daarna was het onduidelijk in welke mate mensen terug zouden keren naar kantoor. De verwachting was dat iedereen veel thuis zou blijven werken en kantoren (gedeeltelijk) leeg zouden komen te staan. Die verwachting was er ook bij het stadhuis. Het verhuren van ruimten leek een reële optie. De realiteit is echter anders gebleken. De medewerkers van gemeente Zaanstad zijn in grotere getalen terug gekomen naar kantoor dan verwacht. Gevolg is dat er geen verhuurbare ruimte is in het stadhuis. De beschikbare ruimte is nodig om de medewerkers te faciliteren in het (samen) werken aan de opgaven van de stad en de dagelijkse gang van zaken.
Het nieuwe organisatiemodel
We zijn per 1 januari 2024 gestart met het werken in het nieuwe organisatiemodel dat moet helpen bij het omgaan met de complexe en onderling afhankelijke opgaven van de gemeente. Opgavemanagers sturen op de realisatie van de doelen van de opgaven uit het coalitieprogramma en zijn het 1e aanspreekpunt voor bestuurders. Sturen doen ze door middel van concrete opdrachten. Opgavemanagers werken samen met gebiedsmanagers en partners om te differentiëren naar wat er per gebied nodig is of waar het kansrijk is. De duurzame inzetbaarheid van medewerkers valt onder de verantwoordelijkheid van clustermanagers. Zij verzorgen personeelsbeleid, vitaliteit en vakmanschap. Deze drie type managers werken samen vanuit hun eigen rol en sturen o.l.v. de directie de organisatie aan. We deden mee aan 'Overheidsorganisatie van het jaar verkiezing'. We zijn doorgedrongen tot de finale met positieve feedback vanuit de organisatie van de verkiezing.
Opdrachtgericht werken
Aan de doelen van het collegeprogramma wordt gewerkt aan de hand van duidelijke opdrachten. Om beter te leren opdrachtgericht te werken is een Zaanse leidraad ontwikkeld. Hierbij is een duidelijke rolverdeling tussen de bestuurlijke opdrachtgever, de ambtelijke opdrachtgever en de opdrachtnemer de basis van het samenspel om opdrachten tot de gewenste resultaten te brengen. Met deze leidraad is getraind en geoefend door het college en ambtenaren. Het leerproces om opdrachtgericht te werken is voorzien als een meerjarige ontwikkeling.
Samenspel
Zie toelichting bij product 7.1 Bestuur onder het speerpunt Samenspel Raad, College en Organisatie.