Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid

In 2023 besloot de gemeenteraad te willen werken aan ‘maximale transparantie’. Dit betekent dat we zoveel mogelijk informatie uit onszelf openbaar maken en zorgen dat we onze gegevens goed beheren, zoals dat in de wet staat en zoals degene die wetten maakt het bedoelt. Wij willen informatie makkelijker en sneller openbaar maken met kennis, informatie en communicatietechnologie (ICT) en zonder ingewikkelde regels.

In 2024 werkten we aan de volgende punten:

a. We werkten aan bewustwording over het recht dat iedereen heeft om te weten wat de overheid doet, hoe ze dat doet en waarom
We voerden verschillenden activiteiten uit om ambtenaren van gemeente Zaanstad bewust te maken van de Wet open overheid (Woo). We plaatsten berichten op de website voor ambtenaren en gaven presentaties over de Woo. Ook gingen we met afdelingen in gesprek over hoe de Woo hun werk raakt.
Verder maakten we een plan om beleid te maken over openbaar maken van Zaanse overheidsinformatie.

b. We werkten aan het openbaar maken van de eerste informatiecategorieën
We volgden het advies van de Rekenkamer op en maakten met voorrang afgehandelde Woo-verzoeken beschikbaar voor iedereen via de gemeentelijke website. Verder volgden we de volgorde van het rijk. We werkten aan deze informatiecategorieën:

• algemeen verbindende voorschriften (artikel 3.3 lid 1 van Woo, onderdeel a)
• overige besluiten van algemene strekking (artikel 3.3 lid 1 van de Woo, onderdeel b)
• organisatie en werkwijze (artikel 3.3 lid 1 van de Woo, onderdeel d)
• bereikbaarheidsgegevens (artikel 3.3 lid 1 van de Woo, onderdeel e)

c. We werkten aan het beter opslaan en beheren van Zaanse overheidsinformatie
(programmaonderdeel Informatiebeheer op orde)
We hebben hiervoor tot 2030 de tijd. In 2024 werkten we aan de achterstanden in weggooien van informatie en zijn een aantal oude applicaties dichtgezet voor actief gebruik. Nu kunnen we de informatie die daarin zit gaan opruimen. We brachten alle gemeentelijke afdelingen over naar een nieuwe manier van werken in Microsoft 365. Hierdoor werken afdelingen binnen de gemeente meer op dezelfde manier. Microsoft 365 helpt bij het goed opslaan en op tijd weggooien van informatie volgens de Archiefwet. Hierdoor is informatie makkelijker te vinden en openbaar te maken.

d. We maakten het Woo-proces in de ruimtelijke keten duidelijk
We vonden de knelpunten en verbeterden daarmee het proces om Woo-verzoeken te behandelen. Als het gemeentelijke publicatieplatform-Woo werkt gaan we ook aan de slag met actief openbaar maken in de ruimtelijke keten.

e. We vonden een plek om Zaanse overheidsinformatie openbaar te maken
Samen met negen andere gemeenten ontwikkelen we hiervoor een digitaal platform. Dit platform volgt de richtlijnen voor overheden om op een moderne, betere en snellere manier met informatie om te gaan, dit heet ‘common ground principes’. De programmeertaal (broncode) en het programma (software) hiervoor is beschikbaar voor iedereen (open source).

f.  We breidden het aantal uren voor de Woo-contactpersoon uit
Er is vanaf 2024 meer geld voor de rol van de Woo-contactpersoon. In 2025 kijken we hoe we de Woo-contactpersoon beter en zichtbaarder kunnen maken voor inwoners.

g. We voerden een computerprogramma in om documenten makkelijk anoniem te maken
Er was kritiek op hoe Zaanstad openbare documenten zwart maakte. Met het nieuwe hulpmiddel gaat dat nu sneller en op altijd dezelfde manier.