Bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging en privacy

Zaanstad heeft een nieuw informatiebeveiligingsbeleid gekregen in 2024. Dit is samen met de Visie privacy en informatiebeveiliging en het privacybeleid uitgebracht. In 2024 zijn er acties uitgezet en is vooral de technische IT-beveiliging goed op orde. Op het gebied van bedrijfscontinuïteit en incidenten is nog ruimte voor verbetering. In het kader van beveiligingsbewustzijn is een eerste bijeenkomst geweest voor leidinggevenden. De training leidinggevenden is opgezet om deze belangrijke groep mee te nemen in wat hun rol kan zijn als het gaat om medewerkers meer beveiligingsbewust te maken.
Op het gebied van privacy voert Zaanstad een goed beleid. Er zijn nog wel meerdere actiepunten om tot volledige naleving van 'de privacyregels' te komen, waaronder het aantoonbaar maken van de gemeentelijke keuzes en naleving op het gebied van de Wet politiegegevens, de AI-act en de NIS2-verordening.
In de jaarrapportages Informatiebeveiliging en Privacy treft u meer gedetailleerde informatie aan over informatiebeveiliging en privacy.

Integriteitsbeleid
In 2024 werkten we  aan het versterken van de weerbaarheid. Doel is een veilige en integere werkomgeving. We organiseerden trainingen en gesprekken over de gedragscode, de regels en beheersmaatregelen. Hierdoor werd het bewustzijn over integriteit en professioneel gedrag groter. Deze sessies hielpen om duidelijk te maken wat we van medewerkers verwachten. Ook versterkt het de cultuur van openheid en verantwoordelijkheid. Dit is te zien aan het aantal meldingen en vragen om advies over integriteit. We stelden ook een nieuwe gedragscode voor politieke ambtsdragers op (raad, burgemeester en wethouders).
Daarnaast investeerden we in de training van vertrouwenspersonen. Zo kunnen zij medewerkers die het emotioneel moeilijk hebben, beter helpen. Deze training gaf ze praktische hulpmiddelen. Het versterkte ook hun empathisch vermogen en veerkracht. Zo kunnen ze medewerkers beter helpen in moeilijke situaties.
De organisatie legde een stevige basis. De aandacht voor weerbaarheid, begeleiding en integriteit blijft nodig om een veilige en betrouwbare werkomgeving te behouden.

Duurzaam en circulair inkopen

Zaanstad wil in 2040 een uitstootvrije stad zijn. Hiervoor ondertekenden we op 1 juli 2024 het convenant Schoon en Emissieloos Bouwen (SEB). Daarmee beloven we onze bouw de komende jaren stapsgewijs schoner, gezonder en stiller te maken.
Eind november 2024 heeft Zaanstad een startbijeenkomst SEB georganiseerd om de organisatie hier op bij te praten en wat dit voor onze werkprocessen betekent.
Ook is Zaanstad (regionaal) aan het onderzoeken in hoeverre we bestaande laadvoorzieningen beter, efficiënter en slimmer kunnen benutten voor o.a. laadvoorzieningen voor het opladen van elektrisch bouwmaterieel.

Op 8 oktober 2024 is het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) vastgesteld. Met MVOI kan de gemeente Zaanstad als opdrachtgevende organisatie meer maatschappelijke waarde creëren en onze beleidsdoelen op het gebied van de opgaven verstedelijking, kansengelijkheid, duurzaamheid en gezondheid dichterbij brengen. In het Actieplan geeft Zaanstad aan welke concrete stappen en doelen zij wil gaan zetten en behalen met betrekking tot de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid.

Goed werkgeverschap
In 2024 is het traject Jonge ambtenaar met Invloed gestart, waarbij twaalf collega's onder de 37 jaar werkten aan hun persoonlijke ontwikkeling om de tevredenheid over de organisatie te vergroten en het verloop te verminderen. De Gesprekskaart is verbeterd op basis van terugkoppeling om de gesprekscyclus te optimaliseren, en er zijn gesprekken gevoerd om verdere verbeteringen te onderzoeken. Daarnaast is het project loopbaan en mobiliteit gestart om interne doorstroom te bevorderen en talenten van medewerkers optimaal te benutten, met verdere uitwerking gepland voor 2025.

Vitale medewerkers
In 2024 zijn we gestart met de volledige uitrol van het planmatig werken op verzuim. De organisatie heeft opdracht gegeven een vitaliteitsplan per afdeling op te stellen. Verder is het verzuimbeleid omgezet naar een inzetbaarheidsbeleid, dat vanaf de start van 2025 breed gecommuniceerd wordt. Er zijn praatplaten gemaakt en uitgedeeld voor medewerkers en leidinggevenden. Het doel van het planmatig werken en de praatplaten is om preventief en proactief te handelen op de thema’s die gerelateerd kunnen worden aan verzuim. Tot slot is er gewerkt aan het ontwikkelen van een vitaliteitsprogramma voor 2025-2027, dat de aandacht en bewustwording binnen de organisatie moet vergroten. Naast vitaliteitsweken zullen er ook andere activiteiten worden ontplooid die aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Opleiding en ontwikkeling
In 2024 zijn de doelen voor het leiderschaps-ontwikkelprogramma geformuleerd, en de aanbesteding voor dit programma zal in 2025 plaatsvinden. De Zaanse School is omgedoopt tot "Zaanstad Academie", ons nieuwe LMS (leer managementsysteem), dat in 2024 live is gegaan en het vinden en inschrijven voor interne trainingen eenvoudiger en overzichtelijker heeft gemaakt1. De Summerschool van 2024 had als thema "Leren van het verleden, het heden en de toekomst" en bood een divers aanbod van trainingen door en voor eigen medewerkers, aangevuld met sessies van externen.

Arbeidsomstandigheden

Naast de uitvoering van een aantal Risico inventarisaties & evaluaties (RI&E’s) op o.a. het Havenkantoor en Locatie Noord hebben we een aantal verdiepende onderzoeken gedaan naar fysieke belasting. Zodat we een goed beeld hebben van deze werkzaamheden en adviezen en mogelijke interventies kunnen inzetten. Ook zijn er maatregelen genomen om de blootstelling aan geluid & trillingen bij werkzaamheden weg te nemen of te verminderen.

De handleiding ‘Ongewenst gedrag en agressie door Derden’ is ge-update en geïmplementeerd in de organisatie. In 2025 gaan we het ‘Gemeentelijk Incidenten & Registratiesysteem (GIR)’ implementeren zodat we een goed overzicht kunnen bijhouden van meldingen omtrent agressie en ongewenst gedrag.

Inhuur

Vast werk laten we zoveel als mogelijk door vaste medewerkers doen. Waar dit niet lukt kan er (tijdelijk) worden ingehuurd. In 2024 is de “Richtlijn externe inhuur” is vastgesteld als kader voor de externe inhuur bij Zaanstad.
Deze richtlijn draagt zorg voor het op juiste wijze inzetten van externe inhuur bij Zaanstad en wordt toegepast op alle nieuwe inhuur bij Zaanstad en op het werkend bestand inhuur middels een Vlootschouw. Daarin worden ook de benodigde keuzes gemaakt ten aanzien van de Wet DBA.

In 2024 is gestart met het professionaliseren van ons inhuurproces, zodat begin 2025 de aanbesteding wordt gepubliceerd.

Diversiteit en inclusie

Ongeveer 12 leidinggevenden en recruitment zijn gestart met competentiegericht werven en gestructureerd interviewen. Zaanstad doet mee met een VNG pilot en heeft subsidie ontvangen om dit te ontwikkelen en de ervaringen met andere gemeenten te delen. Hiermee verlagen we de drempel voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook zijn de randvoorwaarden in kaart gebracht voor het werven van meer mensen met een lichamelijke of andere beperking.

Alle nieuwe medewerkers en diverse afdelingen (op maat) hebben afgelopen jaar de training #Zaanstadinclusief gevolgd, waarin bejegening, sociale veiligheid, en inclusief gedrag en leiderschap centraal staan. En er hebben diverse themabijeenkomsten/kennisdeling plaats gevonden onder andere over neurodiversiteit, leven en werken met een ziekte of beperking, maatschappelijke onrust, discriminatie, diversiteit op het werk, generatieverschillen en vrouwen in de overgang.

Vormgeven Zaans werken

Zaans werken heeft in 2024 het experiment Opgavegericht werkhuizen afgerond en is aan de slag met de verbeterpunten. In het jaar 2024 is het beleid Zaans werken uitgerold en voor het beleid voor medewerkers om in het buitenland te werken is een proefjaar ingegaan om dit beleid uit te proberen en te evalueren in 2025. En de projectgroep is bezig geweest met het voorbereiden voor de herinrichting van het stadhuis, zowel in gedrag als de fysieke werkomgeving. De regeling Thuiswerkmeubilair is vormgegeven en vastgesteld. Aanbesteding van de Soft Service is uitgevoerd.

Rechtmatigheidsverantwoording

Hieronder een opsomming van de geconstateerde fouten en onduidelijkheden over 2024 in relatie tot de financiële rechtmatigheid, voor zover deze uitkomen boven de vastgestelde rapporteringsgrens van € 380.996. Het betreft een fout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid kan het college (nog) niet aangeven is er sprake is van een fout of niet.

Begrotingscriterium Het niet naleven van het budgetrecht van de raad is mogelijk een financiële onrechtmatigheid. Indien op programmaniveau de gerealiseerde baten en lasten afwijken van de laatst vastgestelde begroting, is er sprake van een begrotingsafwijking. Dit geldt ook voor het totale investeringsbudget en reserve mutaties. Deze afwijkingen kunnen onrechtmatig zijn. In de jaarrekening, 4.4 Begrotingsrechtmatigheid, is de begrotingsonrechtmatigheid nader toegelicht.

Voorwaardencriterium

• Inkoop en aanbestedingen Binnen Zaanstad worden niet Europese aanbestedingen decentraal uitgevoerd zonder een eenduidig proces. Het risico is dat blijkt dat een niet-Europese aanbesteding achteraf toch Europees had moeten worden aanbesteed. Hiervoor moet een tijdige analyse van de bestedingen gemaakt worden om mogelijke toekomstige overschrijdingen te signaleren en te delen met de verantwoordelijke(n). In 2024 zien wij dat door verlengingen van bestaande overeenkomsten de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen wordt overschreden. Dit leidt tot financiële onrechtmatigheid van € 2,6 mln, ca. 0,94% van de totale inkopen 2024. Binnen de organisatie wordt wel hard gewerkt om het proces te verbeteren. Naar verwachting is dit in 2025 ingevoerd in het proces.

• Leerlingenvervoer Binnen Zaanstad worden niet alle artikelen uit de verordening en regeling Leerlingenvervoer nageleefd. Het risico is dat inwoners een te hoge uitkering Leerlingenvervoer ontvangen. Dit wordt veroorzaakt door onduidelijkheden in de regels en het moeilijk uitvoerbaar zijn van bepaalde regels. Hierdoor is de totale verstrekking van € 5,0 mln., exclusief de geconstateerde fouten, over 2024 als onduidelijkheid gekwalificeerd. De geconstateerde fouten zijn kleiner dan de rapporteringsgrens en worden daarom niet nader toegelicht.

• Financiële onrechtmatigheid St. Jeugdteam St. Jeugdteam is een verbonden partij waarbij financiële onrechtmatigheden kunnen doorrekenen naar de gemeente. In 2024 heeft de stichting een inhuur, € 0,4 mln., ten onrechte niet Europees aanbesteed. Deze financiële onrechtmatigheid werkt door naar de gemeente.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
De kern van misbruik en oneigenlijk gebruik is dat de burger, organisatie of ondernemer bewust de gemeente misleidt of op zoek naar de ‘mazen in de wet’. De geconstateerde afwijking van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium is kleiner dan de rapporteringsgrens. In het kader van de transparantie lichten wij hieronder de afwijking toe.

In 2024 is bij uitkeringen het gehele bedrag waarbij misbruik is geconstateerd teruggevorderd.
Zaanstad heeft de contracten van vijf zorgaanbieders ontbonden naar aanleiding van onduidelijkheid over de kwaliteit van de geleverde diensten. In 2024 bedroeg de totale ingekochte zorg bij deze vijf zorgaanbieders € 0,8 mln. Hiervan voldoet € 0,1 mln. aan het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Dit heeft betrekking op het afrekenen van zorgarrangementen tegen een onjuist tarief.
In een controleplan is uitgewerkt op welke manier de gemeente toezicht houdt op de zorguitgaven. Onze inzet op toezicht en naleving is geïntensiveerd.

Aanbevelingen
Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en de geconstateerde fouten en onduidelijkheden zijn de onderstaande aanbevelingen gedaan:

Frauderisico’s
Het oordeel over de financiële rechtmatigheid is de conclusie van de uitgevoerde kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles. Hiermee stellen we met een steekproef vast dat de output van een proces voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij het uitvoeren van de controles kan een signaal van mogelijke fraude worden gesignaleerd. Deze signalen worden overgedragen aan de coördinator integriteit. De coördinator rapporteert hierover in het jaarverslag. Daarom worden voor alle processen met een hoog frauderisico kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles uitgevoerd. In 2023 is deze werkwijze vastgesteld door middel van de notitie ‘Beheren van frauderisico’s’.
Er is sprake van fraude wanneer er opzettelijke handelingen worden verricht door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik gemaakt wordt van misleiding, teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.
Voor 2024 zijn vanuit de kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles geen signalen van mogelijke fraude geconstateerd.