Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget, de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan in-, door- en uitstroom, verzuim, medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, overige ontwikkelingen op het gebied van personeel en het jaarverslag integriteit. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de Najaarsrapportage 2024.

Werking van het capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie onderdelen:

1. het salarisbudget personeel
2. inhuurbudget bij ziekte en vacatures; en
3. inhuurbudget voor overige inhuur.

Dit zijn communicerende vaten. Dit betekent dat we salarisbudget mogen omzetten naar inhuurbudget en andersom. Daarbij mag het totaal niet hoger worden. We mogen het totaal alleen ophogen met andere budgetten. Bijvoorbeeld rijksbijdragen, subsidies en materiële budgetten.
Een budgethouder verdeelt zijn capaciteitsbudget over de drie genoemde onderdelen. Het uitgangspunt is dat vast werk wordt uitgevoerd door medewerkers die in dienst zijn bij Zaanstad. Om verschillende redenen kan de budgethouder kiezen voor externe inhuur. Bijvoorbeeld wanneer het werk tijdelijk is of wanneer er sprake is van tijdelijk geld.
Het voordeel ten opzichte van de Najaarsrapportage bedraagt ca. € 0,1 mln.


Tabel Capaciteitsbudget

De onderschrijding wordt met name veroorzaakt doordat er een aantal vacatures (nog) niet zijn ingevuld wegens expertise die moeilijk te vinden is.

Realisatie salariskosten 2023 versus 2024
De stijging van de salariskosten kan worden verklaard doordat vanuit de CAO het loon per 1 januari is verhoogd met 4,75% en per 1 oktober met 1,25%. Daarnaast is het personeelsbestand ten opzichte van vorig jaar met 69 fte toegenomen wat tot extra salarislasten leidt.

*) Aantal inwoners per 1 januari 2023 (prognose): 158.099, per 1 januari 2024 (prognose): 161.969. Bron: Grondslagen Begroting 2024-2027 | Voorjaarsnota 2023-2027

Inhuurkosten (2024 versus 2023)
De totale inhuurkosten zijn 21,4% van de totale salarisbegroting. Dit is lager dan in 2023 (22,3%). Met betrekking tot inhuur worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• Vast werk wordt uitgevoerd door vaste mensen.
• Bij tijdelijke gelden, langer dan 2 jaar, is het uitgangspunt dat we iemand in vaste dienst aannemen.

Op 31 december 2024 werden wel 35 personen meer ingehuurd dan een jaar eerder. Dit heeft o.a. te maken met intensivering op diverse thema’s, zoals Pact Zaandam-Oost. En doordat expertise soms moeilijk verkrijgbaar is. Ook bij verzuim is het in sommige gevallen nodig om (tijdelijk) in te huren.

In 2024 is er ook inhuur vervangen door vast personeel. Tegelijkertijd is er ook meer werk aan bijvoorbeeld stedelijke projecten, veelal met tijdelijke gelden, waardoor per saldo de inhuur niet is gedaald.

Apparaatslasten  
Apparaatslasten (ofwel organisatielasten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), inclusief externe inhuur, maar ook de kosten die niet direct naar salarissen gaan. Denk aan kosten zoals organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken.
Onder het kopje capaciteitsbudget zijn de salarissen van het personeel en de inhuurkosten reeds toegelicht.
In onderstaande tabel gaan we in op de verschillen per programma ten opzichte van de najaarsrapportage die onderdeel uitmaken van de totale apparaatskosten.
Op programmaniveau ziet dit er als volgt uit:

Bedragen * € 1.000

Op de apparaatslasten ontstaat per saldo een klein voordeel van € 0,06 mln. Dit is het saldo van de hogere baten (-€ 0,32 mln.) en hogere lasten (€ 0,26 mln.).
De hogere baten worden verklaard door dekking vanuit projecten (meer uren besteed aan projecten) en hogere detacheringsinkomsten.
Op de overige personeelslasten ontstaat een nadeel (€ 0,08 mln.). Dit wordt verklaard door onder meer lasten voor bedrijfskleding en Arbo hulpmiddelen. Daarnaast hebben we extra werkgeverslasten vanwege vervroegde uittreding (Regeling Vervroegd Uitreden) op grond van de nieuwe CAO.
Aansluiting met tabel capaciteitsbudget:

Bedragen * € 1.000

*) Aantal inwoners per 1 januari 2023 (prognose): 158.099, per 1 januari 2024 (prognose): 161.969. Bron: Grondslagen Begroting 2024-2027 | Voorjaarsnota 2023-2027

Toelichting op kengetallen personeel
Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): -6 fte.
De organisatie is sinds de Najaarsrapportage per saldo iets gekrompen. Dit komt doordat een aantal collega’s zijn vertrokken. De bedoeling is om de vacatures die hierdoor zijn ontstaan, wel weer in te vullen.

In-, door- en uitstroom

Deze staafgrafiek toont het percentage in-, door- en uitstroom in 2023 en 2024.

Er zijn dit jaar in totaal 251 medewerkers ingestroomd (19,2%). Dat zijn er 21 minder dan vorig jaar. In de cijfers van vorig jaar zat ook nog de insourcing van Straathoekwerk. Hierbij waren 9 medewerkers ingestroomd (in 2023).

Daarnaast zijn er in dit jaar 146 medewerkers doorgestroomd (9,8%). Ten opzichte van vorig jaar was er iets minder doorstroom naar hoger ingeschaalde functies en meer doorstroom naar gelijk ingeschaalde functies. In 2023 was het doorstroompercentage bij Zaanstad 10,0%.

Tenslotte zijn er dit jaar in totaal 183 medewerkers uitgestroomd (12,3%). Dat zijn er ongeveer evenveel als vorig jaar: toen stroomden 184 medewerkers uit (13,1%).

Verzuim
Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage over 2024 is 7,9%. Vorig jaar was dat nog 7,4%.

Deze afbeelding toont het verzuim in Zaanstad in 2024 en de procentuele verdeling naar het aantal dagen verzuim.

De stijging van het verzuim komt vooral doordat het lang verzuim (43 t/m 365 kalenderdagen) is toegenomen. Wat opvalt is dat er in de zomer meer verzuim was dan normaal. Ook landelijk gezien was er in de zomermaanden meer verzuim dan gebruikelijk in die periode, vanwege griepachtige klachten [1] . Verder is het verzuim in veel opzichten gelijk aan vorig jaar: gemiddeld meldden medewerkers zich even vaak ziek en het deel van de medewerkers met nul verzuimdagen is ongeveer gelijk. Positief is dat het aantal medewerkers dat zich 3 keer of vaker ziek meldde iets is gedaald.

Verder is er in 2024 meer aandacht geweest voor vitaliteit en bewustwording Zo zijn er voor veel organisatieonderdelen vitaliteitsplannen gemaakt en wordt er aandacht besteedt aan preventie. Ook hebben we meer interventies die we kunnen inzetten bij verzuim (bijv. psychologische hulp).

Medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt
Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 42,4 fte (voor 2024) in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Zaanstad voldoet aan deze wettelijke verplichting met het vervullen van 55,4 fte.

Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. In 2024 is ca. 73,0 fte ingevuld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit is meer dan vorig jaar (58,6 fte).

Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel

Nieuwe reiskostenregeling
Vanaf 1 september 2024 heeft Zaanstad een nieuwe reiskostenregeling. Deze nieuwe regeling is ingevoerd in het kader van goed werkgeverschap en is een verbetering van onze arbeidsvoorwaarden. Het helpt ons met de concurrentie op de arbeidsmarkt. We merkten dat de reiskosten steeds vaker onderwerp van discussie waren bij sollicitanten, maar ook bij zittend personeel.

Wet DBA
Met ingang van 1 januari 2025 vervalt het handhavingsmoratorium van de wet DBA (deregulering beoordeling arbeidsrelaties). In 2024 zijn hier diverse voorbereidingen voor getroffen en is er gewerkt aan (meer) bewustwording. De inhuur van zzp’ers die niet voldoet aan de Wet DBA wordt afgebouwd, en er wordt gewerkt aan alternatieven (bijv. indiensttreding van de zzp’er of vervanging door een andere medewerker). Met als streven om uiterlijk 1 juli 2025 volledig in overeenstemming met de wet DBA te werken.

Jaarverslag Integriteit en Vertrouwenswerk 2024

Het jaarverslag integriteit biedt inzicht in de uitvoering van het integriteitsbeleid in 2024. Samen creëren we een werkklimaat dat sociaal veilig en integer is, bij onze dagelijkse interacties en elke gelegenheid waarop we met elkaar in contact komen. Dit vraagt voortdurende aandacht voor de cultuur binnen de organisatie, waarin we actief werken aan het versterken van onze weerbaarheid.
De wijze van opvolging van integriteitsmeldingen heeft invloed op de bereidheid om meldingen te doen. Integriteitsmanagement draait om het consistent uitstralen van de gewenste waarden en normen, zowel in de formele als informele structuur en cultuur van de organisatie. Het is essentieel dat we belangrijke signalen herkennen, elkaar aanmoedigen om actie te ondernemen en gezamenlijk werken aan een veilige en integere werkomgeving. De gemeente Zaanstad zet zich in voor het zorgvuldig afhandelen van vermoedens van integriteitsschendingen, zodat we inzicht krijgen in de aard, omvang en gevolgen van deze incidenten. Dit stelt ons in staat om gerichte maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen.
Een veilige werkomgeving en het versterken van weerbaarheid dragen bij aan het creëren van een organisatie en cultuur waar integriteit en een sociaal veilig klimaat vanzelfsprekend zijn.

Beleid en Bewustwording
De ondersteuning op het gebied van integriteit omvat meer dan alleen advies over implementatie van beleid. Het gaat ook om risicoanalyses, het bepalen van de juiste nazorg na een intern onderzoek en het opstellen van werkinstructies die het integriteitsbeleid structureel waarborgen. De coördinator integriteit speelt een actieve rol door het organiseren van workshops en voorlichtingssessies, waarbij maatwerk geboden wordt om in de specifieke behoeften van de organisatie te voorzien.
De lijnverantwoordelijke is primair verantwoordelijk voor de nazorg, maar kan deze taak in samenwerking met vertrouwenspersonen of P&O uitvoeren. Deze gezamenlijke aanpak zorgt voor effectieve en passende ondersteuning, afgestemd op de aard van de casus.
Het plan van aanpak integriteit bevat concrete doelstellingen en resultaten, met de kernwaarden van de gedragscode en de ambtseed als leidraad. In 2024 lag de focus vooral op de bewustwording van de gedragscode, met nadruk op het voorkomen van criminele inmenging van buitenaf.
We hebben het afgelopen jaar prioriteit gegeven aan het werken aan weerbaarheid tegen ondermijning. Dit doen we door het bewustzijn van medewerkers te versterken door hen te wijzen op het belang van het toepassen van beheersmaatregelen zoals het vierogen-principe en functiescheiding. In de Week van de Veiligheid gaf de Rijksrecherche een presentatie over hun aanpak van integriteit binnen de organisatie.
Daarnaast investeerden we in de training van vertrouwenspersonen, zodat zij medewerkers beter kunnen ondersteunen die het emotioneel moeilijk hebben. Deze training gaf hen praktische hulpmiddelen en versterkte hun empathisch vermogen en veerkracht, zodat ze medewerkers beter kunnen helpen in moeilijke situaties.
Ten slotte voerden de medewerkers van het meldpunt 50 adviesgesprekken met medewerkers en leidinggevenden over vraagstukken zoals bijvoorbeeld nevenwerk of samenwerking. Deze gesprekken bieden waardevolle inzichten en helpen de organisatie om integriteit te versterken en risico's aan te pakken.

Integriteitsmeldingen
In 2024 ontvingen we 36 meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen, wat een daling van 4 meldingen is ten opzichte van vorig jaar. Van deze meldingen bleken 19 vermoedens ongegrond of niet te onderzoeken. We hebben 15 schendingen vastgesteld, tegenover 23 in 2023. Twee meldingen zijn nog in onderzoek.
Van de 15 vastgestelde schendingen gingen er 8 over ongewenst gedrag. Dit is als volgt gespecificeerd:

• Discriminatie: 1
• Seksuele intimidatie: 3
• Ongepaste communicatie: 1
• Agressie / geweld: 2
• Overig ongewenst gedrag: 1

Daarnaast was er 1 schending over misbruik van bedrijfsmiddelen en interne regels, 5 over misbruik van positie en belangenverstrengeling, en 1 over gedrag in de privésfeer.
Naar aanleiding van de schendingen werden de volgende maatregelen genomen:

• 5 keer een corrigerend gesprek met afspraken over training en coaching, waarbij in sommige gevallen de samenwerking centraal stond
• 4 keer per direct stopzetten van de opdracht of ontslag op staande voet
• 4 keer een schriftelijke / mondelinge waarschuwing
• 2 keer overig

Het uitgangspunt van een corrigerend gesprek is het erkennen van wat niet goed gegaan is en de mogelijkheid om verbetering te realiseren. Het is essentieel dat de afhandeling van meldingen binnen onze organisatie navolgbaar is en dat er een duidelijke samenhang is, om zo de meldingsbereidheid te waarborgen.
Van de 36 meldingen werden 22 intern door ambtenaren gedaan, en 14 extern via burgers. Ten opzichte van voorgaande jaren komen er meer meldingen rechtstreeks van burgers via het meldpunt, in plaats van intern door medewerkers of leidinggevenden. Veel van deze meldingen betroffen problemen met het door de gemeente gevoerde beleid. In 2024 werd het meldpunt integriteit 50 keer om advies gevraagd.

1. Vertrouwenspersonen Integriteit en Ongewenst Gedrag

De vertrouwenspersonen vormen een belangrijk advies-/steunpunt voor medewerkers bij integriteitskwesties en ongewenst gedrag. Vertrouwenspersonen werken samen met de coördinator integriteit en de HR Business Partners om gevraagd en ongevraagd advies te geven over integriteit en ongewenst gedrag. Dit advies betreft zowel het voorkomen van schendingen als het handelen bij meldingen over vermeende schendingen.
Vertrouwenspersonen registreren (anoniem) de contacten op een registratieformulier zonder de persoonlijke gegevens van de betrokkenen te vermelden.
In 2024 zijn de vertrouwenspersonen binnen Zaanstad 106 keer benaderd, waarvan 60 keer voor het eerste advies en 46 keer voor vervolgadvies. De gesprekken zijn als volgt ingedeeld:

• 20 keer over arbeidsrelatie
• 2 keer over Arbo-omstandigheden/ziekte/verzuim
• 2 keer over vermoedens van integriteitsschending of maatschappelijke misstand
• 1 keer over privéproblematiek
• 9 overige vertrouwelijke gesprekken
• 26 keer over ongewenst gedrag, uitgesplitst naar:
  • Seksuele intimidatie: 3
  • Intimidatie: 8
  • Discriminatie: 1
  • Pesten/buitensluiten: 6
  • Overig: 8

1. Introductieprogramma met Ambtseed en Training Morele Oordeelsvorming

Sinds september 2010 legt elke nieuwe ambtenaar verplicht de ambtseed af. Zonder het afleggen van de ambtseed (en het overleggen van een VOG) wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden. Sinds 2018 maakt de training Morele Oordeelsvorming deel uit van het introductieprogramma. In 2024 hebben 271 nieuwe medewerkers de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. In 2024 hebben 257 medewerkers de ambtseed afgelegd.

^[1]  Human Total Care. (2024). Griepachtige klachten én stress boosdoeners van verzuim in 2024. Geraadpleegd op 22 januari 2025, van https://www.humantotalcare.nl/persbericht/griepachtige-klachten-en-stress-boosdoeners-van-verzuim-in-2024/